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Cada videoconferencia o reuni贸n, debe de llevar a un prop贸sito. 馃



15 pasos para organizar una conferencia (virtual)


Las empresas organizan conferencias regularmente; por lo general, con el fin de poner objetivos en com煤n o desarrollar estrategias de presencia de marca y aumentar las ventas. En la actualidad, cada vez son m谩s las compa帽铆as que se deciden por llevar a cabo estos eventos de manera remota para minimizar los costes y permitir la asistencia del mayor n煤mero de participantes. Ahora bien, 驴cu谩les son los pasos para organizar una conferencia?


Una correcta y detallada planificaci贸n resulta vital para que la conferencia cumpla con las expectativas de la c煤pula directiva y de cada uno de los asistentes. A pesar de tratarse de un evento que requiere de menor inversi贸n y que puede gestionarse a distancia, es imprescindible tomar todos los recaudos necesarios para que sea, realmente, un 茅xito.


驴C贸mo organizar una conferencia paso a paso?


Una conferencia virtual tiene varias ventajas frente a la organizaci贸n de una conferencia presencial tradicional; puede alcanzar a una audiencia global, se necesita una menor inversi贸n y contribuye a disminuir la huella de carb贸n al evitar los desplazamientos innecesarios.


Por supuesto, para llevar a cabo un evento exitoso es importante realizar una minuciosa organizaci贸n, incluyendo la prevenci贸n de inconvenientes y la elaboraci贸n de planes de contingencia.


Descubre una completa gu铆a para organizar eventos virtuales a continuaci贸n:


1. Define el p煤blico objetivo


El primero de los pasos para organizar una conferencia es definir el target. No es lo mismo planificar un evento para una veintena de ejecutivos, que una para cientos de empleados o para cientos de personas repartidas por el mundo.


El 茅xito de la conferencia depende, en gran medida, de una correcta determinaci贸n del p煤blico que deseas que participe del coloquio. Al fin y al cabo, todos los pasos siguientes se configurar谩n sobre la base de los potenciales asistentes, incluyendo la estrategia de marketing para comunicar el evento.


2. Crea un concepto para la conferencia virtual


Planificar un evento virtual difiere en algunos aspectos de la organizaci贸n de una conferencia presencial, pero no en este. En ambos casos, las ponencias deben girar en torno a una tem谩tica central que puede abordarse desde diferentes perspectivas.


Determina cu谩l es el concepto de la conferencia y desarrolla todas las presentaciones y las disertaciones en torno a la misma. Debes tomar en consideraci贸n que la compilaci贸n de discursos no conforma una conferencia, sino que todos ellos deben seguir un hilo conductor que permita que los asistentes finalicen la conferencia en posesi贸n de un mayor conocimiento sobre una determinada tem谩tica.


3. Genera un presupuesto


Siempre que se planifica una actividad o un proyecto, resulta imprescindible preparar un presupuesto que permita la mejor asignaci贸n posible de los recursos disponibles. A煤n en el caso de un evento online, cuyos costes son inferiores a los presenciales, el presupuesto es uno de los pilares de la planificaci贸n.


Por lo general, los mayores costes asociados se relacionan con la plataforma y, sobre todo, con los ponentes, si es que se piensa contratar a especialistas o eminencias en alguna tem谩tica. Asimismo, se debe considerar la necesidad de contar con personal extra para asistir a los expositores y participantes durante la conferencia.


4. Escoge con cuidado la plataforma


Una vez se haya estructurado la tem谩tica del evento y el p煤blico objetivo, llega el momento de elegir la plataforma que mejor se adec煤e a tus necesidades. Para ello, debes tomar en consideraci贸n cu谩ntos asistentes esperas y qu茅 funcionalidades necesitas, adem谩s de, obviamente, buscar opciones que ofrezcan seguridad y calidad en la comunicaci贸n.


Bitrix24 es un software que ofrece soluciones integrales para empresas, entre ellas la posibilidad de realizar videoconferencias en HD para hasta 24 participantes y sin l铆mite de tiempo, con posibilidad de compartir pantalla, enviar consultas a trav茅s del chat.


5. Comunica el evento


Cuando ya cuentes con la plataforma mediante la cual llevar谩s a cabo la conferencia virtual, el siguiente de los pasos para organizar una conferencia es determinar la fecha y el horario. Estos dos valores deben pautarse en raz贸n de los participantes; esto es tomando en cuenta si existen participantes de diversos pa铆ses y con diferentes husos horarios.


Despu茅s, es hora de comunicar el evento online. El uso de herramientas completas, como es el caso de Bitrix24, puede ser de gran ayuda para este fin. Particularmente, esta plataforma facilita el env铆o de correos electr贸nicos a los contactos del CRM e, incluso, a personas externas. Por otra parte, cada correo electr贸nico incluye los datos de fecha y hora de la conferencia, y tambi茅n un enlace de confirmaci贸n de asistencia para simplificar el rastreo de los participantes.


6. Determina si habr谩 interacci贸n


Una de las grandes ventajas de la conferencia virtual por sobre la conferencia presencial es el anonimato. Si bien los organizadores saben exactamente qui茅nes son los participantes, la posibilidad de realizar consultas a trav茅s de un ordenador es un potente desinhibidor. De esta forma, muchas personas se muestran m谩s propensas a la interacci贸n en estos 煤ltimos casos.


Las personas encargadas de la organizaci贸n de la conferencia online deben tomar en cuenta si permitir谩n la interacci贸n y de qu茅 manera, ya sea solo a trav茅s del chat y con la presencia de un moderador, o admitiendo la posibilidad de preguntas orales gestionadas por el moderador quien es la persona encargada de otorgar la palabra.


7. Haz que la conferencia se vuelva viral


En aquellos casos en los que se desee llevar a cabo una conferencia virtual para un gran p煤blico, tanto gratuita como de pago, puede resultar interesante preparar material de marketing para que los ponentes puedan compartir con sus contactos a trav茅s de las redes sociales o, incluso, como parte de su firma al pie de sus correos electr贸nicos.


Asimismo, la creaci贸n de landing pages puede ayudarte a dar a conocer la propuesta, adem谩s de a aumentar la cantidad de inscriptos. Bitrix24 facilita la elaboraci贸n de p谩ginas de aterrizaje al presentar plantillas personalizables que permiten la puesta en l铆nea de un sitio web de estas caracter铆sticas en cuesti贸n de un par de clics.


8. Asigna los tiempos


El ser humano tiene una capacidad de atenci贸n limitada; por ello, es sumamente importante promover la asignaci贸n de tiempos de cada ponencia para que cada expositor pueda crear una presentaci贸n acorde. Recuerda tomar en consideraci贸n algunos minutos para preguntas.


En el caso particular de los eventos online, lo ideal es no sobrepasar la hora y media de corrido. Por supuesto, puedes organizar una conferencia virtual que ocupe toda una ma帽ana, una tarde o, incluso, todo un d铆a, pero es recomendable programar pausas para que los participantes puedan ir al ba帽o, prepararse una bebida o, simplemente, chequear su correo electr贸nico.


9. Prepara el ordenador con todos los documentos necesarios


Como norma general, los expositores suelen crear presentaciones como apoyo visual a la informaci贸n que estar谩n brindando. El organizador debe determinar si cada expositor compartir谩 su presentaci贸n cuando le toque disertar o si ser谩 茅l mismo quien se encargar谩 de proyectar la presentaci贸n.


De cualquier manera, la persona responsable del evento deber铆a contar con copias de todas las presentaciones de cada uno de los expositores para poder actuar r谩pidamente en caso de que exista alg煤n inconveniente de origen t茅cnico durante la conferencia virtual.


10. Ensaya


El uso de la tecnolog铆a no exime de la necesidad de ensayar; por el contrario, al no encontrarse todos los ponentes y organizadores en la misma sala, un correcto timing y una coordinaci贸n al segundo cobran a煤n mayor importancia.


Lo ideal es disponer uno o dos d铆as de ensayos para corroborar que los expositores han creado presentaciones acordes a los tiempos asignados, que los moderadores saben cu谩ndo y de qu茅 manera participar, y que todos conocen en profundidad sus responsabilidades y sus obligaciones. Asimismo, te asegurar谩s de que todo funciona como es debido.


11. Planifica una buena atenci贸n a los asistentes


Entre los 煤ltimos pasos para organizar una conferencia destaca la contrataci贸n de un equipo para la atenci贸n a los asistentes, o moderadores, que se encarguen de brindar informaci贸n sobre las disertaciones, gestionar el chat, ayudar a las personas con inconvenientes t茅cnicos y referir las consultas comerciales al departamento de ventas.


El rol del equipo de atenci贸n al cliente resulta vital; por eso, es importante que las personas a cargo tengan un amplio dominio de la plataforma, as铆 como un profundo conocimiento de la conferencia y de los bienes o servicios que comercializa la empresa.


12. Env铆a recordatorios


El evento ya ha sido planificado y debidamente organizado. Se han enviado las invitaciones y recibido las confirmaciones de asistencia; no obstante, debes tomar en cuenta que muchas personas pueden olvidar la fecha y el horario si no les haces llegar un recordatorio.


El env铆o de recordatorios de eventos es una pr谩ctica habitual y extendida, incluso para eventos presenciales. En el caso de aquellos virtuales, puede enviarse un correo electr贸nico recordando los datos del mismo. Si usas Bitrix24, puedes configurar el env铆o de recordatorios autom谩ticos d铆as u horas antes del inicio de la conferencia.


13. Ten un plan de contingencia


Por m谩s que hayas sido sumamente puntilloso en la organizaci贸n, siempre algo puede fallar. Puede suceder que un disertante se enferme o que tenga problemas de conexi贸n, que t煤 mismo tengas inconvenientes para acceder a la plataforma o que alg煤n expositor no encuentre su presentaci贸n.


Elaborar un plan de contingencia es la mejor manera de estar preparado para los eventos fortuitos. Resulta aconsejable que todo el equipo de organizaci贸n est茅 al tanto del plan y que exista una consistente asignaci贸n de tareas en caso de que acontezca un inconveniente. Puedes usar para esto un gestor de tareas con gr谩fico Gantt como Bitrix24.


14. Mant茅n el protocolo


Llegado el momento de la conferencia virtual, no olvides que se trata de un evento formal, aun cuando las personas pueden estar participando desde la comodidad de sus hogares. Una correcta dicci贸n, el uso de pausas y la entonaci贸n adecuada son requeridas para que todo el mundo comprenda lo expuesto y mantenga la atenci贸n.

Asimismo, es recomendable que solo la persona que est谩 exponiendo tenga abierto el micr贸fono para evitar la intromisi贸n de comentarios o ruidos molestos, como toses, ruidos de notas o de tipeo. En caso de ser necesario, el moderador podr铆a hacer llegar al disertante los comentarios de los asistentes.


15. Cierra la conferencia virtual de forma creativa


En la actualidad, cada vez son m谩s las empresas que llevan a cabo conferencias virtuales. Si quieres que la de tu compa帽铆a quede grabada a fuego en la mente de sus participantes, olv铆date de las despedidas convencionales y opta por la creatividad.


Un show en vivo, un juego o cualquier opci贸n de entretenimiento o interacci贸n, incluso un sorteo, puede ser lo que necesitas para que tu conferencia online se distinga de todas las dem谩s. Haz un brainstorming con tus compa帽eros y encuentra un cierre original para tu evento.


驴A煤n tienes dudas sobre c贸mo organizar una conferencia? Preparar una checklist que te permita corroborar que has llevado a cabo cada uno de los pasos para organizar una conferencia y si deseas automatizar procesos y llevar tu conferencia a un nuevo nivel, opta por una plataforma integral como Bitrix24. 驴A qu茅 esperas? 隆Crea tu cuenta gratis!


Fuente: bitrix24.es

Autor: Equipo Bitrix24.

Fecha: 19/11/2021.

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