Cómo escribir un plan de proyecto perfecto en unos sencillos pasos.
La planificación eficiente de proyectos es un requisito previo vital para el éxito de sus flujos de trabajo. Le permite a su equipo comprender qué tipo de esfuerzos se supone que deben hacer, qué recursos usar y qué objetivos alcanzar. Sus partes interesadas pueden confiar en este documento para decidir si les gustaría apoyar el proyecto o no. A partir de este artículo, sabrá cómo redactar un plan de proyecto de primer nivel y qué software puede querer instalar para este propósito.
¿Qué es un plan de proyecto?
Un plan de proyecto es un documento que enumera las tareas a completar y las metas a alcanzar para llevar a cabo un proyecto específico. Este texto le permite determinar si ya ha alcanzado el éxito o no. Su plan de proyecto también debe incluir sus planes de comunicación más cronogramas y diagramas de Gantt para los hitos más importantes. Debe enumerar todos los recursos necesarios, como dinero, trabajadores independientes, software, etc. En su plan de proyecto, debe desglosar la estructura del próximo trabajo; esto es especialmente importante si varios profesionales trabajan en varias tareas en paralelo.
En pocas palabras, el plan del proyecto es el texto al que puede referirse para definir, organizar, priorizar y asignar actividades y recursos a lo largo del ciclo de vida de su proyecto.
La importancia del plan del proyecto
Algunas organizaciones descuidan la importancia del plan del proyecto. Sus altos directivos creen que gastarían demasiado tiempo y esfuerzo en redactar el documento, y luego, todos lo olvidarán demasiado rápido. Ese es un enfoque erróneo.
Más del 50 % de los proyectos se enfrentan al problema conocido como desplazamiento del alcance. Este término significa que el personal tiene que manejar mucho más trabajo del que esperaban. Un plan de proyecto permite a los equipos prever y evitar retrasos o cambios inesperados. Además, los gerentes pueden detectar mejor los puntos donde surgen problemas y tener en cuenta estos datos al redactar el próximo plan del proyecto.
Según las estadísticas, solo el 55% de los proyectos cumplen con sus presupuestos y la mitad de los proyectos no cumplen con sus plazos. Un plan de proyecto bien pensado puede ayudar a los gerentes a utilizar sus recursos de manera más racional, así como a evitar gastos excesivos y demoras.
Una guía de 6 pasos para redactar un plan de proyecto
Este no es el único esquema posible para componer un plan de proyecto, pero es uno de los más útiles y eficientes.
Comience con un resumen ejecutivo
Un resumen ejecutivo al comienzo del texto debe perseguir estos tres objetivos:
Formular el propósito del documento.
Centrarse en los puntos principales del plan del proyecto.
Enumere los resultados, conclusiones o recomendaciones del proyecto.
Un resumen ejecutivo ideal debe tener solo una página y presentar una breve descripción general de:
Los objetivos y metas del proyecto
La metodología o el marco del proyecto al que planea ceñirse
Los entregables finales y los criterios de aceptación.
Riesgos clave del alcance y formas de evitarlos
Resumen de hitos
Una descripción general de la línea de tiempo del proyecto y los riesgos de gestión del tiempo
Estimaciones de recursos y gastos
Esta parte del plan del proyecto permite a las partes interesadas comprender la esencia del próximo trabajo, incluso si no toman parte activa en él. Alrededor del 30% de todos los proyectos no logran cumplir sus objetivos iniciales. Es por eso que sus gerentes deben revisar sistemáticamente sus planes para mantenerse al día.
Sería prudente redactar el resumen ejecutivo una vez finalizado el plan de su proyecto. Podrá extraer la información del resto del documento.
Definir el Alcance del Proyecto
El término "alcance" significa lo siguiente:
Fechas de inicio y finalización de su proyecto
Expectativas sobre los entregables
Contactos del profesional que aprueba las solicitudes
Su plan de proyecto debe describir los riesgos potenciales que su equipo podría enfrentar al manejar su flujo de trabajo. El documento debe sugerir los pasos que debe seguir para minimizar el impacto de estos riesgos. En el plan del proyecto, también debe nombrar al profesional responsable del seguimiento de estos riesgos.
Cuanto más precisamente defina el alcance, menos probable será que los requisitos del proyecto aumenten con el tiempo. Los crecientes requisitos son un problema común para muchas empresas; sin embargo, solo menos de un tercio de todas las empresas intentan superar este problema mediante el uso de un plan de proyecto.
Esquema de la estructura del proyecto
Para guiar su proyecto, puede seleccionar uno de los diversos marcos, y debe mencionarlo en su plan de proyecto. Por ejemplo, si prefiere Waterfall, deberá planificar todos los pasos con anticipación y fragmentar el alcance completo del trabajo en secuencias. Si encuentra Agile más útil, debe fragmentar el trabajo en sprints y realizar un control de calidad al final de cada sprint.
Para aumentar las probabilidades de éxito de su proyecto, debe esforzarse por reducir la cantidad de dependencias de tareas. Los equipos deben poder trabajar de forma autónoma para que les sea más fácil cumplir con los plazos. En su plan de proyecto, debe especificar cuántos aprobadores necesita para mantener el trabajo en marcha y evitar cuellos de botella.
Además, su plan de proyecto debe incluir tiempos para compartir conocimientos en equipo. Los gerentes deben fomentar la colaboración y el intercambio de experiencias dentro y entre los equipos.
Enumere los recursos disponibles
En su plan de proyecto, debe describir brevemente las características de los siguientes recursos:
Profesionales
Hora
Fondos
Tecnología
Recursos físicos
Si elige a los profesionales con las habilidades adecuadas para su proyecto, su tasa de éxito debería aumentar en un 30%. Si carece de algún tipo de recursos, debe ajustar la línea de tiempo de su proyecto.
Crear una línea de tiempo
Si el plan de su proyecto incluye un marco de tiempo, tendrá un 52 % más de probabilidades de éxito. El 43% de las empresas confiesa que casi nunca cumple con los plazos de sus proyectos exitosos. ⅘ de los proyectos carecen aunque sea de los cronogramas básicos. Es por eso que es crucial agregar una línea de tiempo a su plan de proyecto.
El diseño de la línea de tiempo puede variar según el marco que prefiera. Puede ser conveniente indicar no solo los hitos del próximo trabajo, sino también el número máximo de tareas que pueden tener el estado Trabajo en curso. El número debe depender de la cantidad de personas en su equipo y sus habilidades.
Prepárese para el control de cambios
No importa cuán minuciosamente redacte el plan de su proyecto, inevitablemente se enfrentará a muchas circunstancias inesperadas y deberá adaptarse a los cambios. Ese podría convertirse en uno de los principales desafíos para su gestión eficiente. En su plan de proyecto, debe describir los algoritmos que su equipo debe seguir cuando se produzcan cambios. Su personal debe saber a quién deben acudir cuando enfrentan cambios.
El mejor software de planificación de proyectos
Para aprovechar al máximo la planificación de proyectos, debe instalar un software potente, como Bitrix24 . Este es un sistema grande y versátil que le permite redactar un plan de proyecto, establecer KPI, distribuir tareas entre el personal y monitorear su desempeño. Puede crear un número ilimitado de tareas para individuos y grupos. Luego, puede agregar subtareas y listas de verificación a cada tarea para que los miembros de su equipo puedan completarla de manera más rápida y sencilla. Además, puedes crear dependencias de tareas. Para tareas repetitivas, puede crear plantillas que automatizarán sus flujos de trabajo.
Bitrix24 es compatible con los gráficos de Gantt y la vista Kanban, que podría necesitar para su plan de proyecto. Puede ver claramente quién está a cargo de cada tarea en particular y evaluar el progreso de cada fase del proyecto. El sistema puede generar informes detallados para sus gerentes para ayudarlos a analizar la eficiencia del personal. Puede usar plantillas de informes listas para usar o personalizarlas, usted crea nuevas desde cero.
Para asegurarse de que su equipo siempre cumpla con los plazos, puede confiar en los instrumentos de planificación y gestión del tiempo de Bitrix24. Ofrece herramientas de registro de entrada y salida, seguimiento del tiempo de tareas y configuraciones personalizables de la jornada laboral. Puede crear calendarios en línea para grupos e individuos, utilizar el planificador diario y la función de gestión de vacaciones y permisos.
El CRM con todas las funciones le permite proporcionar estimaciones de proyectos y facturar a sus clientes una vez que finaliza el proyecto. El CRM puede almacenar un número ilimitado de registros y sus celdas son personalizables. Puede aceptar pagos en línea directamente desde el tablero de Bitrix24.
Los mapas mentales son útiles para muchos proyectos. Con la ayuda de Bitrix24, puede crear un mapa mental desde cero o seleccionar una de las plantillas preparadas. Podrá elegir entre varios esquemas visuales, así como crear esquemas personalizados e individuales. Además de todas las funciones estándar del mapa mental, podrá beneficiarse de las avanzadas; por ejemplo, podrá asignar usuarios, crear tareas y eventos. Y por supuesto, el sistema te permitirá importar y exportar mapas mentales.
Al trabajar en un proyecto, los miembros de su equipo deben intercambiar varios documentos. Bitrix24 ofrece una excelente infraestructura para documentos en línea y uso compartido de archivos. Puede crear unidades dedicadas para los miembros de su personal, departamentos y toda la organización. Puede ajustar los derechos de acceso para diferentes tipos de usuarios, restringir el uso compartido con contraseñas y habilitar la sincronización de archivos entre dispositivos.
Cuando se trata de compartir conocimientos sociales, puede usar Bitrix24 para hacer anuncios en toda la empresa, compartir la información general y de contacto de su empresa y difundir las noticias de su empresa. Este software admite compartir fotos y videos, llamadas de audio y video y videoconferencias con grabación de video en línea. Puede crear chats públicos y privados en los que se pueden realizar búsquedas, así como directorios y perfiles de empleados personalizables.
Siempre que necesite hablar con sus clientes, socios, autónomos u otros usuarios externos, puede crear un espacio seguro para la colaboración con la extranet de Bitrix24. Si es necesario, puede integrar este software con Zapier, Jira, Asana y otras soluciones de terceros.
Bitrix24 está disponible en formato local y en la nube. Además, cuenta con una aplicación móvil para Android e iOS. Su plan gratuito te permite probar su funcionalidad básica sin coste alguno para un número ilimitado de usuarios. El principal inconveniente del plan gratuito consiste en que ofrece solo 5 GB de almacenamiento en línea. Si desea más, debe actualizar a uno de los tres planes pagos (el más barato cuesta solo $ 39 por mes).
Pensamientos finales
Con suerte, este artículo le resultó informativo y ahora comprende mejor los detalles y la importancia de un plan de proyecto. Debe redactar este documento antes de lanzar el proyecto. Debe incluir un resumen ejecutivo, el alcance y la estructura del proyecto, la lista de recursos disponibles, el cronograma y la información sobre el control de cambios. Al elegir el mejor software de planificación de proyectos, es posible que desee considerar Bitrix24 . Más de 10 millones de empresas de todo el mundo confían en él cuando necesitan redactar un plan de proyecto. Puede probar la funcionalidad básica de Bitrix24 de forma gratuita y luego actualizar a una de las opciones pagas más poderosas.
Fuente: Bitrix24.com
Autor: Equipo de Bitrix24.
Fecha: 21/02/2022.